Vissza

Vállalati tartalomkezelés

Régiónkban a vállalati tartalomkezelésben valóságos forradalomnak lehetünk tanúi: a korábban szigetszerű, a tartalomkezelés egyetlen területét lefedő, vagy egyetlen üzleti rendszet kiszolgáló izolált rendszereket az infrastruktura egészével integrált, valóban vállalati szintű tartalomkezelő rendszerek váltják fel.

Referenciáinknál szerzett több, mint egy évtizedes tapasztalattal a hátunk mögött mindig is a vállalati kiterjedtségű rendszerek irányába orientálódtunk, ezért elsősorban erre alkalmas kész megoldásokat integrálunk – fejlesztésekkel kiegészítve – nagyvállalati infrastruktúrába.

Korábbi tapasztalataink alapján két, különböző környezetben, de hasonló hatékonysággal bevezethető termékkel foglalkozunk. Egy nyílt forráskódú, és egy sokkal kiforrottabb, de fizetős megoldás mellé tettük le a voksunkat: cégünk. Alfresco-val és IBM FileNet-tel valósít meg dokumentumkezelési projekteket.

Mitől vállalati a tartalomkezelés?

A tartalomkezelés régiónkban korábban összemosódott a storage menedzsment-tel, a tartalomtárak inkább egy-egy üzleti/ügyviteli rendszer bináris anyagok tárolására szánt részeként működtek, a tárolási, megorzési, keresési, életciklus és jogosultsági logikát az alkalmazások definiálták.

Ezzel szemben egy vállalati tartalomtár egy fajta szolgáltatás orientált megközelítést (SOA architektúrát) feltételez: a tartalomtár az a rendszer, mely minden dokumentumkezeléssel kapcsolatos szolgáltatást biztosít a többi alkalmazás számára, így azokban nem kell dokumentumkezelési logikát implementálni. Egy egyszerű mérce ennek teljesülésére a dokumentum-azonosító letárolása: az a helyes meközelítés, ha egy alkalmazás nem tárol dokumentumkezelőből származó technikai azonosítókat, hanem egy üzleti kulcs alapján – pl. ügyszám –  a dokumentumtár által kínált keresési szolgáltatással jelenít meg egy adott kontextusban dokumentumokat.

Ezáltal a tartalomtár egyfajta integrációs szerepet is betölt: az alkalmazások a közösen használt dokumentumokat nem kell egymásnak átadják: a dokumentumtárban történő letárolás már válthat ki – a dokumentumtárban – olyan eseményt, mely értesíti az erre előfizető alkalmazásokat az esemény bekövetkeztéről, így azok olyan tartalmakat is felhasználhatnak, melyek nem bennük jöttek létre.

A vállalatiság másik fontos mércéje, hogy rendelkezésre álljon egy olyan, az egész vállalati tartalomvagyonra kiterjedő felhasználói felület, melyen egy bizonyos szempont – pl. egy adott ügyfél – alapján minden tartalom kereshető, elérhető.

A fenti, komplex feladatokat csak vállalati tartalomkezelő rendszerek – pl. az általunk használt FileNet és Alfresco képesek ellátni, szemben sokszor vállalatinak mondott, de csak részfeladatok – pl. csoportmunka – elvégzésére alkalmas dokumentumkezelő rendszerekkel.

Egyik legnagyobb erősségünk, hogy a kiemelkedő technológiai ismeretek mellett több funkcionális területen (iktatás/irattározás, számlaigazolás, csoportmunka, tömeges kimenő dokumentumok archiválása - COLD) és iparágban (pénzügyi, közüzemi szolgáltató és államigazgatás) rendelkezünk a tartalomkezelési projektek sikerességéhez nélkülözhetetlen Know-How-val.

Korábbi szabályozott környezetben (leginkább államigazgatás) folytatott projektjeink során zárt rendszereket implementáltunk, melyek sértetlenségét többek között digitális aláírási infrastuktúrával történő integrálással garantáltuk.

Ez a tudás segítségünkre van a megfelelő projektméret kiválasztásakor, az integrálandó alkalmazások felmérésekor, a szervezetbe történő integrálás tervezésekor és publikálásakor, valamint a dokumentum-, életciklus és jogosultságmodell kialakításakor.

Mi is az a vállalati tartalomkezelés?

A vállalati információ nagy része nem adatbázis rekordok, hanem struktrurálatlan adatok formájában áll rendelkezésre, melyet összességében vállalati tartalomként definiálunk.

A vállalati tartalmak körébe tartoznak pl. a vállalathoz beérkező papír alapú dokumentumok, email-ek, webes űrlapokon kitöltött adatok, az ügyfeleknek kiküldött vállalati rendszerek által nagy tömegben, vagy pl. szövegszerkesztővel előállított egyedi dokumentumok, felvett telefonbeszélgetések, vagy akár a webes tartalom is.

A vállalati tartalomkezelés ezen tartalmak digitalizálását, központi tárban történő hosszútávú tárolásást, visszakereshetőségét, és életciklusának kezelését (pl. módosítás, verziózás) próbálja biztosítan.

A vállalati tartalomkezelés (Enterprise Content Management – ECM) így a következő főbb területeket öleli fel:

  • Imaging: beérkező dokumentumok szkennelése
  • Dokumentum kezelés: elektronikusan előálló belső dokumentumok életciklus követése
  • COLD: nagy tömegben előálló, nyomdába kerülő dokumentumok visszaarchiválása
  • Csoportmunka: egy vállalaton belüli munkacsoport/projekt közös tartalmainak (dokumentumok, wiki-k) kezelése
  • Űrlap kezelés: vállalati vagy ügyfél által használt workflow-k űrlapjainak mentése, kezelése
  • Web Content Management: külső weboldalon megjelenő tartalmak kezelése, publikálása

Fontos megjegyezni, hogy a tartalomkezelés sohasem válaszható le a folyamatkezelésről, hiszen a kezelt tartalmak jóváhagyása, előállítása , életciklusuk követése mind munkafolyamatban történik.