ECM migráció

Automatizált és gyakorlatban kipróbált tömeges dokumentum migráció ECM rendszerek között

A Barré Technologies Zrt. nagyvállalati dokumentum menedzsment (ECM) projektjei szinte kivétel nélkül ún. barna mezős beruházások, azaz a legtöbb bevezetési projekt olyan ügyfeleknél zajlik, ahol már létezik iktatási rendszer vagy vállalati dokumentumtár. Nem véletlen tehát, hogy ügyfeleink jogos igénye a meglévő vállalati dokumentumvagyon megőrzése, átmentése és további használata. Válaszul a piaci igényekre szakértőink egy többcélú ECM migrációs szoftver eszközt fejlesztettek, amely adaptereken keresztül többféle forrásrendszerhez képes csatlakozni, így pl. SAP-hoz, EMC Documentum-hoz, IBM Content Manager-hez, IBM CMOD-hoz, Microsoft SharePoint-hoz, és természetesen IBM FileNet-hez, de tetszőleges forrás- és céladapter is fejleszthető hozzá. Ezzel az eszközzel már több alkalommal sikeresen migráltunk 100 milliós nagyságrendben dokumentumokat és mappákat úgy az államigazgatásban, mint a bank/pénzügyi- vagy energiaipari szektorban.

Az eszköz képes arra, hogy üzemelő forrásrendszerből végezze el az adatok kinyerését, így nem szükséges azt leállítani a migráció időtartamára. Az adatkinyerés ütemezhető kevésbé terhelt időszakokra, például munkaszüneti napokra. A migrációs folyamat megszakítható, majd később a megszakítási ponttól folytatható. A migrációs eszköz detektálja, ha az egyszer már átmigrált dokumentum módosul a forrásrendszerben, és ilyenkor képes azt újramigrálni. Ilyen módon a migráció üzemelő forrásrendszer esetén is hibamentesen kerül végrehajtásra, és konzisztens eredményt ad. A szinkronizálás bármikor megszakítható és újraindítható, akár évek múlva is. Az eszköz támogatja az adattranszformációt és a metaadat dúsítást is, képes adatbázis lookup-ok futtatására és interfészen keresztüli kommunikációra.

A migráció több szakaszban, a migrálandó dokumentumok üzleti csoportjai mentén történik általában. Mindegyik csoportnál meghatározásra kerülhetnek dokumentumtípusok, azok metaadatai, a jogosultsági és hozzáférési szintek és a tárolási mappastruktúra. A részletes felmérést és tervezést követően a migráció során előzetes áttöltési teszteket végzünk, amelyek eredményének kiértékelésével pontosíthatók a migrációs szabályok. Fontos megjegyezni, hogy csak azoknak az adatoknak a migrálására van lehetőség, amelyek dokumentumok vagy mappák szintjén megjelennek a forrásrendszerben. Munkafolyamat példányok és egyéb elemek migrálására nincs lehetőség. Az ECM migrációs munka általában a következő lépésekből áll:

• Adattisztítás, transzformáció – A dokumentum adatmodellnek megfelelő értékek és értékkészletek használatával adattisztítás elvégzése a migrálandó dokumentumokon. A cél, hogy minden dokumentum egyértelműen beazonosítható és metaadatokkal felruházható legyen. Meg kell határozni az adatmodellbe illesztéshez szükséges transzformációkat.
• Migrációs mapping elkészítése – Migrációs mappinget kell készíteni, amely tartalmazza, hogy az egyes dokumentumok pontosan honnan-hová kerüljenek, milyen metaadatokkal, jogosultsági és egyéb tulajdonságokkal, milyen mappastruktúrába.
• Gépi dokumentum migráció – A mapping alapján megtörténik a dokumentumok algoritmizált átmigrálása.

Társaságunk szakemberei több évtizedes, nemzetközi tapasztalattal és naprakész szakértelmemmel rendelkeznek az ECM migráció területén, ezért bátran ajánljuk szolgáltatásainkat magyar és nemzetközi nagyvállalati ügyfeleinknek, akik dokumentum menedzsment rendszerük megújítása, cseréje miatt a dokumentumvagyonuk átmentését tervezik.